Information som enligt bokföringslagen behöver finnas med på en faktura eller hyresavi i 7 år är bl.a namn och adress som den är utställd till. En avflyttad hyresgäst finns det rekommendationer på att gallra efter 2 år när fristen för rättsliga anspråk passerat. Men på själva fakturorna eller hyresavierna måste ändå kundens namn och adress framgå även efter gallring av aktör för att lagen ska kunna efterföljas. I dagsläget blir fältet helt blankt.
1
Future consideration
Blivit ombedd att lägga till kommentar i denna tråd. Så då gör jag det.
Gallringsklassen Aktör måste ses över.
Detta då Aktör innefattas av många olika delar i Momentum Fastighet ex Hyresgäst, Anställd, Andrahandshyresgäst, God man, Leverantör, Sökande, Kund, Kundtyper, Person m.fl.
Exempel på problem se nedan.
När Person kopplad till en Leverantör gallras, så försvinner kopplingen mellan Leverantör/Entreprenör och ärende. Vilket får till följd att historiken på tex hur antalet ordrar ett visst företag gjort under en tidsperiod tillbaka blir NOLL. Hur blir det med statistik i Momentum BI när koppling mellan leverantör och ärende försvinner. Antingen får man göra en egen gallringsklass eller så får man behålla Personkopplingen mot leverantör i DB, men gallra personuppgifter likt PM4. Där stod det Rensad kund tex.
Vi kan inte särskilja på om ärende är hanterat internt eller externt då koppling mellan leverantör/bolag försvinner.
Hej!
Vi är igång med gallring sedan ca 1 år och hade uppe detta redan när vi gick in. Det skulle lösas enl Momentum men nu skickade jag en fråga till supporten för ett par veckor sedan och frågade om det var en lösning på gång. Jag fick då detta svar.
"Som du säger så är lösningen för det att det ligger i aktörsarkivet. Eftersom att ni gallrar aktör så är tanken att ni inte ska ha kvar samlad information om kunden. Däremot finns det möjlighet att ta ut det som krävs vid eventuella revisioner osv via aktörsarkivet. Det går att nå via våra utvecklare.
Jag skulle gissa på att så som ni önskar att ha tillgång till det då räknas det inte som att ni tagit bort information om kund eftersom att den ligger lättillgänglig i systemet."
Svaret från Momentum verkar alltså vara att vi måste ta konsulthjälp om i vill ha ut det. Jag tycker kanske man kunde lägga en egen behörighet på denna åtkomst så endast de som är admin eller har den behörigheten kan ta ut det. Vi har ju rätt att ha tillgång till den uppgiften enl bokföringslagen. Då borde vi komma åt den själva. Men givetvis kan den begränsas.
Hej, vi håller på med konfigurationen av gallringsfrister i systemet så har inte bestämt hur vi gör där än. Jag har upptäckt det här dilemmat under tester i testmiljön. Vi kommer förmodligen aktivera gallring av aktör ändå.
Hej, hur gör ni med själva gallringen av Aktör, har ni inte aktiverat den då?
mvh
Katarina
Järfällahus