När en handläggare får en order så har handläggaren färre val än leverantören för hur denne hantera ordern. Handläggaren kan exempelvis inte välja utförd. Handläggaren hanterar ordern och avslutar den. När handläggaren avslutar ordern går en notifiering i väg till kunden att ordern är avslutad.
När vi däremot lägger ett ärende på en leverantör och leverantören anser sig färdig med sitt jobb så klickar denne på utfört. Vi bedömer sedan insatsen, godkänner eller ger ej godkänt. Efter detta är systemet byggt på att vi ska invänta fakturan (då ser leverantören att vi väntar på fakturan), vi ska avrapportera (då är allt förifyllt om vi gör det i detta läget) och vi ska när fakturan kommit in avsluta ordern. Då går notifieringen i väg till kund att ordern är avslutad. I vissa fall kan det dröja månader innan fakturan kommit in efter att ordern är slutförd.
Detta är ett problem eftersom kunden bedömer att arbetet är slutfört när leverantören utfört jobbet, inte när fakturan kommit. Vi skulle önska att det går att sätta en notifiering vid godkännandet och en vid avslutad. Men även att man skulle kunna styra notifieringen som går ut baserat på om ordern varit hos en leverantör eller hos en handläggare.
Är detta något ni tittar på? Systemet är ju byggt för att vi ska använda stegen med ex inväntar faktura, då hamnar ju ordern i rätt läge hos leverantören. Men eftersom notifieringen går iväg vid avsluta ordern så kan vi inte använda de andra stegen utan försöker avsluta så fort vi kan.